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Correo Electrónico Certificado en ESU

El canal de comunicación privilegiato para las comunicaciones institucionales

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Qué es el CEC   Comunicar con ESU   Indicaciones operativas


Qué es el CEC

    El CEC - Correo Electrónico Certificado - es un sistema de transmisión/recepción de mensajes de correo electrónico que da al remitiente la seguridad jurídica de invío y de entrega del mensaje al destinatario, que, a su vez, tiene la seguridad de la procedencia y integridad del mensaje y de su anexos.

    Los mensajes enviados entre bandejas de entrada de Correo Electrónico Certificado tienen el mismo valor del tradicional correo certificado con acuse de recibo, como  definido en la norma.

    Como definido del art.47 párrafo 3 del Código de la Administración Digital: "Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la Posta Elettronica Certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al Registro di Protocollo Generale, per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza."

    Las direcciones CEC de las admistraciones públicas se pueden consultar al sitio: www.indicepa.gov.it .

    Aquí se pueden consultar las referencias IPA (Índice de las Administraciones Públicas) de ESU.

    La legislación actualmente vigente vincula sólo determinadas entidades al utilizo de una bandeja de entrada CEC.

    Se recuerda que Empresas y Profesionales registrados están obligados al ultilizo de una bandeja de entrada CEC por las comunicaciones y el ínvio de documentacióon a la P.A. (art.16 parrafos 6 y 7 del Decreto Legislativo n.185 de 2008 y posteriores modificaciones y adiciones). Además, se recuerda che la transmisión de demandas, declaraciones, datos, informaciones y documentos entre empresas y administraciones públicas deben realizarse exclusivamente utilizando las tecnologías de información y comunicación.

    El Ministerio del Desarollo Económico ha instituido un Índice de los CEC de Empresas y Profesionales: INI-PEC, disponible en consultación gratuita (art. 6 bis CAD).

    La Empresa acepta o realiza comunicaciones con los mencionados operadores económicos con Correo Electrónico Certificado en los procedimientos de contratación pública, según el D.Lgs. n.50 de 2016, salvo disposiciones en contrario, si difirieran de lo previsto en los anuncios de licitación.

    Los sujetos privados tienen la facultad  (según el art. 3-bis del D.Lgs. 7/03/2005, n. 82 del Código de la Administración Digital) de dotarse de una bandeja de entrada CEC para recibir y transmitir comunicaciones a las administraciones públicas y declararla como su domicilio digital (incluyéndolo en el Registro Nacional de la Población Residente ANPR, disponbile a todas las administraciones públicas).

    Salvo disposición legal o reglamentaria en contrario, las adiministraciones públicas deberán comunicar con los ciudadanos utilizando exclusivamente los domicilios digitales registrados, sin ningún coste para los ciudadanos.

    Las bandejas de entrada de Correo Electrónico Certificado están asignadas a una sola persona física (ciudadano) o juridíca (empresa, organismo público, profesional). Por lo tanto, para la correcta identificación del remitente del documento, se considera necesario que los sujetos titulares de CEC transmitan a esta Empresa comunicaciones y documentos de que resulten directamente autores.

    Comunicar con ESU

    Todas las comunicaciones con ESU de Padova sobre actividades institucionales, especialmente asociadas a activación o desarrollo de procedimientos administrativos, deben ser dirigidas a la bandeja de entrada CEC asociado con el Registro de Protocolo General: esu@cert.esu.pd.it, habilitada a recibir sólo comunicaciones vía CEC.

    Para quienes no tienen bandeja de entrada CEC, la Empresa pone a disposición también una bandeja de entrada institucional no certificada: esu@esu.pd.it.

    ESU de Padova comunica con sus clientes también con otras bandejas de entrada CEC manejadas de sistemas automatizados de gestión, que no se consideran bandejas de entrada CEC del ESU de Padova, sino bandejas de entrada institucionales utilizadas al intercambio unilateral de informaciones con sus usuarios, por las cuales no se necesita registración de fecha y protocolo del correo de la Empresa.

    La gestión de las facturas electrónicas a la administración pública utiliza una bandeja de entrada CEC específica para uso exclusivo de las procesos de facturación automatizada.

    El mensaje y sus nexos, estructurados según las indicaciones operativas que siguen, se reciben del Protocolo General de la Empresa, y reenviados a las oficinas competentes a través un procedimiento de clasificación automatizada.

    Se registrarán en el Protocolo General de la Empresa, según el art. 40-bis del CAD, las comunicaciones recibidas de bandejas de entrada de las siguientes remitentes:

    Administraciones Públicas:

    a) comunicaciones enviadas de bandejas de entrada no certificadas, siempre que del mensaje y/o el anexo tengan firma digital;

    b) comunicaciones enviadas de bandejas de entrada no certificadas, siempre que el mensaje y/o el anexo se registren en el protocolo, según el art.55 del Decreto del Presidente de la República n.445/2000, art.18 del Decreto del Presidente del Consejo de Ministros del 31/10/2000, y de las Reglas técnicas por el protocolo informatico según las articulos 40-bis, 41, 47, 57-bis y 71, del CAD, Circular de la Agencia Italia Digital n. 60 del 23/01/2013;

    c) comunicaciones enviadas de bandejas de entrada certificadas, cuya dirección de correo electrónico se haya publicado en el Índice de las Administraciones Públicas (IPA).

    Ciudadanos privados:

    a) comunicaciones enviadas como anexos de bandejas de entrada certificadas u ordinarias, si el cuerpo del mensaje y/o los anexos tengan firma digital del interesado;

    b) comunicaciones enviadas como anexos de bandejas de entrada no certificadas, si el autor del documento sea identificado del sistema informatico utilizando documento de identidad electrónico o con carta nacional de los servicios;

    c) comunicaciones enviadas como anexos de bandejas de entrada no certificadas, después de haber escaneado el documento firmado, con copia esaneada del documento de identidad del suscriptor (instancias y comunicaciones transimitidas según el art.38 del DPR 445/2000);

    d) comunicaciones enviadas del autor de su bandeja de entrada certificada, puesto que las credenciales de acceso hayan sido concedidas con anterioridad después de la identificación del titular, y eso se haga constar por el gestor del sistema en el mensaje o en su anexo, así llamada PEC-ID. En este último caso, la transmisión de CEC tiene carácter de acto vinculante por el remitente por lo que respecta a la aceptación de los actos y medidas que le conciernan en la bandeja de entrada CEC (art.65 comma c-bis CAD). Se precisa que no todas las bandejas de entrada CEC comercialmente disponibles cumplen los requisitos antes mencionados; las bandejas de entrada certificadas por los ciudanos (circuito postacertificata@) cumple los requisitos para considerarse PEC-ID.

    Empresas y profesionales:

    a) comunicaciones enviadas como anexos de bandejas de entrada certificadas u ordinarias, si el corpo del mensaje y/o el documento adjunto se hayan firmado digitalmente por el interesado;

    b) comunicaciones enviadas como anexos de bandejas de entrada no certificadas, después de haber escaneado el documento firmado, con copia esaneada del documento de identidad del suscriptor (instancias y comunicaciones transimitidas según el art.38 del DPR 445/2000);

    c) comunicaciones enviadas de la propria bandeja de entrada certificada, publicada en el registro de empresas de la Cámara de comercio o en el Índice Nacional de los correos electrónicos certificados (INI-PEC) de las empresas y de los profesionales, en el sitio web del Ministerio de Desarrollo Económico, según el Decreto Ministerial del 19/3/2013. En este último caso, la transmisión de INI-PEC tiene carácter de acto vinculante por el remitente por lo que respecta a la aceptación de los actos y medidas que le conciernan en la bandeja de entrada INI-PEC.

     

    Indicaciones operativas sobre la estructuración de los mensajes de correo electrónico

    El mensaje tiene que contener:

    El corpo del mensaje tiene que contener:

    2. una breve descripción de la instancia; suponendo el envío de comunicaciones sucesivas (p.ej. integraciones, envío de instancias sucesivas sobre el mismo procedimento, etc...) el solicitante tiene que especificar los riferimentos al instancia principal, citando el objecto, la fecha de envío, y, si conocido, el número de protocolo de registración en el Protocolo General de ESU;

    Los anexos deben ser estructurados como sigue:

    Se piden, por los documentos de texto o escaneados, los siguientes formatos, en orden de preferencia:

    .pdf ,

     pdf/A,

    .tiff ,

    .jpg ,

    .ods,.odp,.odg,.odb (Open Document Format),

    .docx,.xlsx,.pptx (Office Open XML),

    .txt ,

    .xml.

    La Empresa se reserva el derecho de no aceptar anexos enviados en formatos diferentes(p.ej.: .doc, .xls, ecc.).

    Otras características necesarias de los anexos son:

    1. citar en el nombre del archivo una breve descripción del contenido, por ejemplo "solicituddepatrocinio.pdf" o "heliografias.pdf", limitando el nombre a máximo 20 caracteres alfanúmericos;

    2. no denominar el archivo con caracteres especiales, acentos o signos de puntuación;

    3. no superar la dimension máxima de 70MB, 100 Mb en total (dimensión del mensaje incluyendo los anexos);

    4. en el caso de que se envien más que un anexo en formato imagen después de un proceso de escansión, la páginas de cada archivo deberán ser homogéneas por "dimensiones de las páginas" (formato A4, márgenes, etc.), "orientación" (vertical/horizontal), combinación de colores de la escansión (se prefiere en blanco y negro).

    5. anexos de dimensiones importantes, en los formatos mencionados antes, se pueden agrupar y comprimir en un único archivo en formato .zip.


    N.B. La empresa se reserva el derecho de aceptar o rechazar mensajes que no respeten las características de formato antes mencionadas.

    Para más informaciones consulten la Oficina de Asuntos Institucionales , General y Legal (Settore Affari Istituzionali, Generali e Legali) de ESU de Padova.