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La Posta Elettronica Certificata in ESU

​​​Il canale di comunicazione privilegiato per le comunicazioni istituzionali.

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Cos'è la PEC   Comunicare con ESU   Indicazioni operative


Cos'è la PEC

    La PEC - Posta Elettronica Certificata è un sistema di trasmissione/ricezione di messaggi di posta elettronica che fornisce al mittente la certezza, con valore legale, dell'invio e della consegna dei messaggi al destinatario il quale, a sua volta, ha certezza della provenienza ed integrità del messaggio e dei file ad esso allegati. 
    Ai messaggi scambiati tra caselle di Posta Elettronica Certificata la norma attribuisce lo stesso valore della tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.

    Tutte le pubbliche amministrazioni hanno l'obbligo di utilizzare la Posta Elettronica Certificata, mediante il collegamento di una casella PEC al Registro di Protocollo Generale, per tutte le istanze e le comunicazioni valide ai fini dei procedimenti amministrativi di competenza (art.47 comma 3 CAD).

    Gli indirizzi PEC delle pubbliche amministrazioni sono disponibili attraverso la consultazione dei siti www.indicepa.gov.it .

    Questi sono i riferimenti IPA dell'ESU di Padova.

    La normativa attualmente vincola solo particolari soggetti all'acquisizione di una casella PEC.

    Si ricorda che Imprese ed i Professionisti iscritti in albi e registri pubblici, hanno l’obbligo di dotarsi di casella di PEC per lo scambio di comunicazioni e documenti con la P.A. (art.16 commi 6 e 7 D.L.n.185/2008 e s.m.i.) e che  la trasmissione di istanze, dichiarazioni, dati, informazioni e documenti tra imprese ed amministrazioni pubbliche devono avvenire esclusivamente utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione.

    Il Ministero per lo Sviluppo Economico ha istituito un Indice delle PEC di Imprese e Professionisti INI-PEC disponibile per una consultazione gratuita (art. 6 bis CAD).

    Fatte salve diverse modalità di trasmissione, se espressamente previste nei bandi di gara, nelle procedure di appalto pubblico, ai sensi del D.Lgs. n. 50/2016, l'Azienda accetta od effettua comunicazioni con i suddetti operatori economici mediante Posta Elettronica Certificata.

    Il privato cittadino ha la facoltà (3-bis del D.Lgs. 7/3/2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione digitale) di dotarsi di una casella PEC, per ricevere e trasmettere comunicazioni alle pubbliche amministrazioni e dichiarare la stessa come suo domicilio digitale (inserito nell'Anagrafe nazionale della popolazione residente ANPR e reso disponibile a tutte le Pubbliche Amministrazioni).

    Salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa una diversa modalità di comunicazione, le amministrazioni pubbliche sono tenute a comunicare con i cittadini esclusivamente tramite i domicili digitali dichiarati, senza oneri di spedizione a loro carico.

    Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono attribuite ad un’unica persona fisica (cittadino) o giuridica (ente pubblico, ditta, professionista). Ai fini della corretta individuazione del mittente del documento, si ritiene opportuno pertanto, che i soggetti titolari di PEC trasmettano a questa Azienda comunicazioni e documenti di cui siano direttamente gli autori.

     

    Comunicare con ESU

    Tutte le comunicazioni con l'ESU di Padova relative ad attività istituzionali ed in particolare relative all'attivazione o svolgimento dei procedimenti amministrativi, vanno inoltrate alla casella PEC collegata al Registro di Protocollo Generale, esu@cert.esu.pd.it, ed abilitata alla ricezione delle sole comunicazioni via PEC.

    Per coloro che sono sprovvisti di casella PEC, l'Azienda mette a disposizione anche una casella istituzionale esu@esu.pd.it di posta non certificata.

    L'ESU di Padova comunica con i suoi clienti anche attraverso altre caselle PEC gestite da sistemi automatizzati, queste non sono da considerarsi indirizzi PEC dell'ESU di Padova, bensì caselle istituzionali preposte allo scambio unilaterale di informazioni con la propria utenza, per le quali non è necessaria la registrazione di data e protocollo della corrispondenza dell'Azienda.

    La gestione della fattura elettronica alla P.A. utilizza una casella PEC dedicata ad uso esclusivo delle procedure automatizzate di fatturazione.

    Il messaggio e i documenti allegati, strutturati secondo le indicazioni operative che seguono, vengono ricevuti dal Protocollo Generale dell'Azienda e inoltrati agli uffici competenti attraverso una procedura automatizzata di smistamento interno.

      

    Saranno sottoposte a registrazione al Protocollo Generale dell'Azienda, secondo il disposto dell’art. 40-bis del CAD, le comunicazioni da casella di posta elettronica ricevute dai seguenti mittenti:

    Pubbliche Amministrazioni:

    a) comunicazioni provenienti da casella di posta elettronica non certificata purchè il corpo del messaggio e/o il documento allegato, siano firmati digitalmente;
    b) comunicazioni provenienti da caselle  casella di posta elettronica non certificata purchè il corpo del messaggio e/o il documento allegato, siano provvisti di segnatura di protocollo, ai sensi dell’art.55 del DPR 445/2000, art.18 del DPCM 31/10/2000, delle Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del CAD, Circolare Agenzia Italia Digitale n. 60 del 23/01/2013;

    c) comunicazioni provenienti da PEC, il cui indirizzo sia stato pubblicato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA);

    Soggetti privati:

    a) comunicazioni trasmesse in allegato da  casella di posta elettronica certificata e non, qualora il corpo del messaggio e/o il documento allegato risultino firmati digitalmente dall'interessato;
    b) comunicazioni trasmesse in allegato da  casella di posta elettronica non certificata, qualora l’autore del documento sia identificato dal sistema informatico con l’uso della carta d’identità elettronica o con la carta nazionale dei servizi;
    c) comunicazioni trasmesse in allegato da  caselle di posta elettronica non certificata, a seguito di processo di scansione dell’istanza/documento sottoscritto in forma autografa, unitamente ad una copia scansione del documento d’identità del sottoscrittore (istanze e comunicazioni trasmesse ai sensi dell’art. 38 del DPR 445/2000);
    d) comunicazioni trasmesse dall’autore dalla propria casella di posta elettronica certificata  per la quale le credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato, cosidetta PEC-ID. In quest’ultimo caso, la trasmissione da PEC costituisce dichiarazione vincolante per il mittente di accettazione dell’invio degli atti e provvedimenti che lo riguardano alla stessa casella PEC (art.65 comma c-bis CAD). Si precisa che non tutte le PEC a pagamento disponibili sul mercato soddifano ai suddetti requisiti; la posta certificata gratuita per il cittadino (circuito postacertificata@) ha i requisiti per essere considerata PEC-ID.

     

    Imprese e professionisti:

     

    a) comunicazioni trasmesse in allegato da  casella di posta elettronica certificata e non, qualora il corpo del messaggio e/o il documento allegato risultino firmati digitalmente dall'interessato;

     

     

    b) comunicazioni trasmesse in allegato da  caselle di posta elettronica non certificata, a seguito di processo di scansione dell’istanza/documento sottoscritto in forma autografa, unitamente ad una copia scansione del documento d’identità del sottoscrittore (istanze e comunicazioni trasmesse ai sensi dell’art. 38 del DPR 445/2000);

     

    c) comunicazioni provenienti dalla propria casella di posta elettronica certificata, pubblicata nel Registro Imprese delle Camere di Commercio o nell’Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico, di cui al D.M. 19/3/2013. In quest’ultimo caso, la trasmissione da INI-PEC costituisce dichiarazione vincolante per il mittente di accettazione dell’invio degli atti e provvedimenti che lo riguardano alla stessa casella INI-PEC.

    Indicazioni operative sulla strutturazione dei messaggi di posta elettronica

    A ciascuna istanza (es: domanda di partecipazione bando/concorso, istanza generica su procedimento amministrativo in corso, ...) trasmessa all'ESU di Padova, dovrà corrispondere un unico messaggio di trasmissione.

    Nel messaggio dovranno essere riporati:


    L’oggetto della comunicazione dove occorre precisare il tipo di richiesta e la normativa  in base alla quale la stessa venga attivata.

                  1. Nel corpo della mail dovranno essere riportati:

                    1. Il Servizio o l'Unità Organizzativa  (UO) a cui rivolgere l'istanza;

                    2. una breve descrizione dell’istanza; nelle ipotesi di invio di successive comunicazioni (es. integrazioni, invio istanze successive del medesimo procedimento, ecc..) si dovrà fornire il riferimento all’istanza principale, richiamandone l’oggetto, la data di invio e, se conosciuto il numero di protocollo di registrazione al Protocollo Generale dell'ESU;

                  2. 3. dati identificativi del richiedente.

                    I files allegati al messaggio dovranno essere così strutturati:

                  3. Ai messaggi in entrata, ricevuti alle caselle di posta elettronica dell'ESU di Padova possono essere allegati esclusivamente file in formati portabili statici, che non contengano macroistruzioni o codici eseguibili. Nella scelta sono preferiti gli standard documentali internazionali ISO, che forniscano sulla carta una disposizione grafica uguale a quella rappresentata sullo schermo del computer.
                    Si richiedono, per documenti di testo o scansionati, i seguenti formati, in ordine di preferenza:

                  4. .pdf ,

                  5.  pdf/A,

                  6. .tiff ,

                  7. .jpg ,

                  8. .ods,.odp,.odg,.odb (Open Document Format),

                  9. .docx,.xlsx,.pptx (Office Open XML),

                  10. .txt ,

                  11. .xml.

                  12.  
                    L'Azienda si riserva di accettare o meno allegati trasmessi in altri formati (es. .doc, .xls, ecc.).


    1. Altre caratteristiche richieste per gli allegati sono:

      1. riportare nel  nome file una sintetica descrizione del contenuto, ad esempio “domandapatrocinio.pdf" oppure "Planimetriagenerale.pdf" limitando la lunghezza a massimo 20 caratteri alfanumerici;
      2. non contenere, nella denominazione del file, caratteri speciali, segni di interpunzione o accenti;
      3. non superare la dimensione massima di 70 MB, per un totale di 100 MB per messaggio (dimensione del messaggio comprensiva di allegati);
      4. nel caso di più allegati trasmessi in formato immagine a seguito di processo di scansione, le pagine di ciascun file dovranno essere omogenee per “dimensione pagina” (formato A4, margini, ecc.), “orientamento” (verticale/orizzontale), scelta cromatica della scansione (preferibilmente in bianco/nero).

    2. 5. allegati di notevoli dimensioni, nei formati di cui sopra, possono essere raggruppati e compressi in un unico file allegato nel formato .zip.


    N.B. L'Azienda di riserva di accettare o di respingere messaggi che non rispettano le caratteristiche di formato sopra indicate.

    Ulteriori informazioni contattando il Settore Affari Istituzionali, Generali e Legali dell'ESU di Padova